Privacy Policy / Datenschutzerklaerung

Mahesvara Coding · All Applications

1. Data Controller

The party responsible for data processing is Mahesvara Coding (hereinafter "the Operator"). This Privacy Policy applies to all applications, bots, and services operated by Mahesvara Coding.

Data Controller Details

Name	Andrew Middleton
Email	tools@mahesvara.cloud
Discord	discord.gg/RWUpxq9xsA

2. Applications Covered

The applications differ in what they need to store, so the sections below distinguish between them.

Application	Purpose
Jedziah	Discord community bot: tickets, verification, moderation, automod, FAQ answers, temporary voice channels, stream notifications
Shinjou	Discord music bot: playback and playlists

3. What Data Is Collected?

Common to all applications:

Data	When
Discord User ID	Automatically on each interaction
Discord Server (Guild) ID	Automatically when using server-specific features
Discord username and display name	When a feature needs to show who someone is (see below)
User-provided content	When you use commands (text input, settings, preferences)
Timestamps	Automatically when data is created or modified

Jedziah, additionally

Data	When and why
Ticket transcripts: message content, author username and timestamps of messages sent inside a ticket channel	While a support ticket is open. On closing, a transcript is generated as an HTML and PDF file and sent to the server's configured log channel.
Moderation records: action taken (warning, mute, kick, ban, note), the reason written by the moderator, the acting moderator's ID, duration	When a moderator uses a moderation command, or when automod acts automatically.
Verification records: Discord user ID, username, time of verification	When you complete the Discord OAuth verification flow for a server.
Join-gate records: join events, account age at the time of joining, and whitelist entries (user ID, username, display name, an optional note written by staff)	When you join a server that has the defense features enabled.
Temporary voice channels: which user owns which channel	While a temporary voice channel exists. Deleted when the channel is.
Server configuration: channel and role IDs, feature settings, FAQ entries, filter word lists, monitored Twitch channels	When a server administrator configures the bot.

Shinjou, additionally

Data	When and why
Playlists you create: your user ID and the playlist name	When you save a playlist.
Playlist contents: track URLs and titles	When you add tracks to a playlist.
Server settings, for example default volume	When a server administrator configures the bot.

No voice audio is recorded, stored, or transmitted by any application.

4. Automatic Message Scanning

Two Jedziah features read messages as they are posted in servers where a server administrator has enabled them:

Automod checks message text against a filter word list and for links. If a message matches, it is deleted and a moderation record is created. That record stores the matched term, not the message text.
FAQ answers check message text for keywords defined by the server's staff, and reply with the matching answer. Nothing about the message is stored.

This scanning happens in memory at the moment the message arrives. Apart from ticket transcripts described above, message content is not written to storage. Jedziah also reacts to members joining a server and to members joining or leaving voice channels, in order to operate the join gate and the temporary voice channels.

5. Legal Basis

Where the GDPR applies, processing is based on:

Art. 6(1)(b), performance of a service you requested, for features you actively use such as commands, playlists, tickets and verification.
Art. 6(1)(f), legitimate interests, for keeping servers safe and usable: moderation records, automod, the join gate, and abuse prevention. The interest is the operation of a functioning community and the protection of its members.
Art. 6(1)(a), consent, where a feature explicitly asks for it.

6. Purpose of Data Processing

The collected data is used exclusively to:

Provide the functionality of the respective application
Save your settings and preferences per server
Enable server staff to moderate their own community
Improve the service and fix issues

Data is never sold, and is not used for advertising or profiling.

7. Storage and Retention

All data is stored on servers operated by or rented by the Operator, within the European Union. No data is transmitted to third parties except as described under "Third-Party Services".

Data	Kept until
All Jedziah data for a server	Deleted automatically and immediately when the bot is removed from that server.
Ticket transcripts held by the bot	Deleted with the ticket. Note that a transcript file sent to a server's log channel is then held by that server, not by the Operator, and only its staff can remove it.
Moderation records	Kept while the bot is in the server, so that repeat behaviour remains visible to staff. Individual records can be deleted by server staff.
Verification records	Kept while your verification remains valid, or until you request deletion.
Shinjou playlists and settings	Kept until you delete them, or until you request deletion. They are not removed automatically when the bot leaves a server.

8. Third-Party Services

All applications run on Discord and are therefore subject to Discord's Privacy Policy. In addition:

Shinjou retrieves audio and track metadata from YouTube and comparable sources when you request playback.
Jedziah queries the Twitch API when a server has stream notifications enabled, and may query a game server API where a server has that integration enabled.

The Operator does not share your personal data with these services beyond what is technically necessary to fulfil your request.

9. Deleting Your Data

You can request deletion of your data at any time by:

Using /datadelete in a server where Jedziah is present, which removes your data for that server
Using /datarequest first, if you want a copy of what is stored before deleting it
Contacting the Operator directly

Some records are anonymised rather than erased: a ticket that involved several people is retained without your identifying details, so the remaining participants' records stay intact. Moderation records may be retained on the basis of legitimate interest where deleting them would defeat an active sanction, for example an existing ban. You may object to this in an individual case.

10. Your Rights

You have the right to:

Access your stored data (Art. 15)
Request correction of your data (Art. 16)
Request deletion of your data (Art. 17)
Restrict processing (Art. 18)
Receive your data in a portable format (Art. 20)
Object to processing based on legitimate interests (Art. 21)
Lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77), in the member state of your residence, place of work, or the place of the alleged infringement

11. Contact

For questions about data privacy, to request a copy of your data, or to request deletion, contact the Operator using the details in section 1.

12. Changes

This Privacy Policy may be updated at any time. The current version applies from the time of publication.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich fuer die Datenverarbeitung ist Mahesvara Coding (im Folgenden "der Betreiber"). Diese Datenschutzerklaerung gilt fuer alle Anwendungen, Bots und Dienste, die von Mahesvara Coding betrieben werden.

Verantwortliche Person

Name	Andrew Middleton
E-Mail	tools@mahesvara.cloud
Discord	discord.gg/RWUpxq9xsA

2. Erfasste Anwendungen

Die Anwendungen unterscheiden sich darin, welche Daten sie speichern muessen, daher wird im Folgenden zwischen ihnen unterschieden.

Anwendung	Zweck
Jedziah	Discord-Community-Bot: Tickets, Verifizierung, Moderation, Automod, FAQ-Antworten, temporaere Sprachkanaele, Stream-Benachrichtigungen
Shinjou	Discord-Musikbot: Wiedergabe und Playlists

3. Welche Daten werden erhoben?

Fuer alle Anwendungen gemeinsam:

Daten	Wann
Discord User-ID	Automatisch bei jeder Interaktion
Discord Server (Guild) ID	Automatisch bei serverspezifischen Funktionen
Discord Benutzername und Anzeigename	Wenn eine Funktion anzeigen muss, um wen es sich handelt (siehe unten)
Vom Nutzer eingegebene Inhalte	Bei Nutzung von Befehlen (Texteingaben, Einstellungen)
Zeitstempel	Automatisch bei Erstellung oder Aenderung von Daten

Jedziah, zusaetzlich

Daten	Wann und wozu
Ticket-Transkripte: Nachrichteninhalte, Benutzername des Verfassers und Zeitstempel der Nachrichten innerhalb eines Ticket-Kanals	Solange ein Support-Ticket offen ist. Beim Schliessen wird ein Transkript als HTML- und PDF-Datei erzeugt und in den konfigurierten Log-Kanal des Servers gesendet.
Moderationseintraege: durchgefuehrte Massnahme (Verwarnung, Stummschaltung, Kick, Bann, Notiz), die vom Moderator angegebene Begruendung, die ID des handelnden Moderators, Dauer	Wenn ein Moderator einen Moderationsbefehl nutzt oder Automod automatisch handelt.
Verifizierungsdaten: Discord User-ID, Benutzername, Zeitpunkt der Verifizierung	Wenn du die Discord-OAuth-Verifizierung fuer einen Server abschliesst.
Beitritts-Kontrolle: Beitrittsereignisse, Alter des Kontos zum Zeitpunkt des Beitritts sowie Whitelist-Eintraege (User-ID, Benutzername, Anzeigename, optionale Notiz des Teams)	Wenn du einem Server beitrittst, auf dem die Defense-Funktionen aktiv sind.
Temporaere Sprachkanaele: welcher Nutzer welchen Kanal besitzt	Solange ein temporaerer Sprachkanal existiert. Wird mit dem Kanal geloescht.
Serverkonfiguration: Kanal- und Rollen-IDs, Funktionseinstellungen, FAQ-Eintraege, Filterwortlisten, beobachtete Twitch-Kanaele	Wenn ein Serveradministrator den Bot konfiguriert.

Shinjou, zusaetzlich

Daten	Wann und wozu
Von dir erstellte Playlists: deine User-ID und der Name der Playlist	Wenn du eine Playlist speicherst.
Inhalte der Playlists: Track-URLs und Titel	Wenn du Titel zu einer Playlist hinzufuegst.
Servereinstellungen, zum Beispiel die Standardlautstaerke	Wenn ein Serveradministrator den Bot konfiguriert.

Es werden von keiner Anwendung Sprachaufnahmen aufgezeichnet, gespeichert oder uebertragen.

4. Automatische Nachrichtenpruefung

Zwei Funktionen von Jedziah lesen Nachrichten beim Eingang, sofern ein Serveradministrator sie aktiviert hat:

Automod prueft den Nachrichtentext gegen eine Filterwortliste und auf Links. Trifft eine Nachricht zu, wird sie geloescht und ein Moderationseintrag erstellt. Dieser Eintrag speichert den ausloesenden Begriff, nicht den Nachrichtentext.
FAQ-Antworten pruefen den Nachrichtentext auf Stichworte, die das Server-Team festgelegt hat, und antworten mit der passenden Antwort. Es wird nichts ueber die Nachricht gespeichert.

Diese Pruefung findet im Arbeitsspeicher zum Zeitpunkt des Nachrichteneingangs statt. Abgesehen von den oben beschriebenen Ticket-Transkripten werden Nachrichteninhalte nicht dauerhaft gespeichert. Jedziah reagiert ausserdem auf Serverbeitritte sowie auf das Betreten und Verlassen von Sprachkanaelen, um die Beitritts-Kontrolle und die temporaeren Sprachkanaele zu betreiben.

5. Rechtsgrundlage

Soweit die DSGVO Anwendung findet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b, Erfuellung eines von dir angefragten Dienstes, fuer Funktionen, die du aktiv nutzt, etwa Befehle, Playlists, Tickets und Verifizierung.
Art. 6 Abs. 1 lit. f, berechtigte Interessen, fuer die Sicherheit und Nutzbarkeit der Server: Moderationseintraege, Automod, Beitritts-Kontrolle und Missbrauchsabwehr. Das Interesse besteht im Betrieb einer funktionierenden Community und im Schutz ihrer Mitglieder.
Art. 6 Abs. 1 lit. a, Einwilligung, sofern eine Funktion ausdruecklich danach fragt.

6. Zweck der Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten dienen ausschliesslich dazu:

Die Funktionalitaet der jeweiligen Anwendung bereitzustellen
Deine Einstellungen und Praeferenzen pro Server zu speichern
Dem Server-Team die Moderation der eigenen Community zu ermoeglichen
Den Dienst zu verbessern und Probleme zu beheben

Daten werden nicht verkauft und nicht fuer Werbung oder Profilbildung genutzt.

7. Speicherung und Speicherdauer

Alle Daten werden auf Servern gespeichert, die vom Betreiber betrieben oder angemietet werden, innerhalb der Europaeischen Union. Eine Uebermittlung an Dritte findet nur wie unter "Drittanbieter-Dienste" beschrieben statt.

Daten	Aufbewahrung bis
Saemtliche Jedziah-Daten eines Servers	Werden automatisch und sofort geloescht, sobald der Bot von diesem Server entfernt wird.
Ticket-Transkripte beim Bot	Werden mit dem Ticket geloescht. Eine in den Log-Kanal eines Servers gesendete Transkriptdatei liegt danach bei diesem Server und nicht beim Betreiber; nur dessen Team kann sie entfernen.
Moderationseintraege	Bleiben erhalten, solange der Bot auf dem Server ist, damit wiederholtes Verhalten fuer das Team erkennbar bleibt. Einzelne Eintraege koennen vom Server-Team geloescht werden.
Verifizierungsdaten	Bleiben erhalten, solange deine Verifizierung gueltig ist, oder bis du die Loeschung verlangst.
Shinjou Playlists und Einstellungen	Bleiben erhalten, bis du sie loeschst oder die Loeschung verlangst. Sie werden nicht automatisch entfernt, wenn der Bot einen Server verlaesst.

8. Drittanbieter-Dienste

Alle Anwendungen laufen auf Discord und unterliegen damit der Datenschutzerklaerung von Discord. Zusaetzlich gilt:

Shinjou ruft Audio und Titelinformationen von YouTube und vergleichbaren Quellen ab, wenn du eine Wiedergabe anforderst.
Jedziah fragt die Twitch-API ab, wenn ein Server Stream-Benachrichtigungen aktiviert hat, und gegebenenfalls eine Gameserver-API, wenn ein Server diese Integration aktiviert hat.

Der Betreiber gibt keine personenbezogenen Daten an diese Dienste weiter, die ueber das zur Erfuellung deiner Anfrage technisch Notwendige hinausgehen.

9. Loeschung deiner Daten

Du kannst die Loeschung deiner Daten jederzeit verlangen:

Mit /datadelete auf einem Server, auf dem Jedziah aktiv ist; dies entfernt deine Daten fuer diesen Server
Mit /datarequest vorab, wenn du eine Kopie der gespeicherten Daten moechtest, bevor sie geloescht werden
Durch direkte Kontaktaufnahme mit dem Betreiber

Einzelne Eintraege werden anonymisiert statt geloescht: ein Ticket, an dem mehrere Personen beteiligt waren, bleibt ohne deine identifizierenden Angaben erhalten, damit die Eintraege der uebrigen Beteiligten unversehrt bleiben. Moderationseintraege koennen auf Grundlage berechtigter Interessen aufbewahrt werden, wenn ihre Loeschung eine laufende Massnahme, etwa einen bestehenden Bann, wirkungslos machen wuerde. Du kannst dem im Einzelfall widersprechen.

10. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

Auskunft ueber deine gespeicherten Daten (Art. 15)
Berichtigung deiner Daten (Art. 16)
Loeschung deiner Daten (Art. 17)
Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18)
Datenuebertragbarkeit (Art. 20)
Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehoerde (Art. 77), im Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmasslichen Verstosses

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz, fuer eine Kopie deiner Daten oder fuer eine Loeschung kannst du den Betreiber ueber die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten erreichen.

12. Aenderungen

Diese Datenschutzerklaerung kann jederzeit aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Fassung gilt ab dem Zeitpunkt ihrer Veroeffentlichung.

Siehe auch unsere Nutzungsbedingungen.